Delegar, ¿cómo hacerlo adecuadamente con responsabilidad?

– Por favor, ¿te encargas de esto?

-Claro, ¿cómo no?

Pasados unos días……..

– ¿Me puedes explicar por qué esto no está terminado?

– Es que se lo encargué a fulanito…

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¿Qué es delegar?. Muchos profesionales que tienen personas a su cargo tienen problemas para delegar. Los inconvenientes para llevar a cabo esta tarea son muy diversos y van desde el propio desconocimiento de la tarea que se les ha encomendado a ellos mismos y que han de delegar, pasando por su propia inseguridad y sin dejar atrás el miedo que muchos experimentan a que alguien “que manda más” pueda empezar a ver en su horizonte otros miembros válidos del equipo y al final sea sustituido.

Por estos motivos y otros muchos que no nombro, no se delega lo suficiente y muchas personas acaban realizando tareas que no les corresponden, saturados de trabajo, dilatando las entregas de proyectos asignados y, en consecuencia, torpedeando su puesto, el de su equipo y el rendimiento de la propia compañía o departamento.

Delegar no es tarea fácil, pues no se trata de “enchufar a los subordinados” los trabajos que a ti no te gustan, son tediosos o no tienen ningún tipo de interés o proyección. Delegar, de hecho, es una tarea complicada, pues cuando uno delega, está transfiriendo la responsabilidad y la autoridad necesarias a otra persona para que se puedan desarrollar unas funciones, trabajos, entregas, etc. Pero la responsabilidad última, paradójicamente, la conserva de forma íntegra el responsable del equipo, es decir, el que delega. La conserva en el mismo modo en el que conserva el 100% de su salario, el poder del cuadrado en el organigrama y el bonus a fin de año o el coche de empresa. Muchos se olvidan de esta parte y cuando algo que no controlan no sale, no dudan en echar la culpa al pobre hombre al que le cayó encima de la mesa ésta o aquella tarea. En consecuencia, el pobre hombre acaba siendo ejecutado, sólo porque pasaba por allí.

La persona que delega debe conocer las tareas que ha transferido, tiene que tener clara la calidad que quiere para el trabajo que va a pedir, el valor que añade o representa para la compañía y lo que ocurre si el trabajo sale como se espera o lo que se pierde si no es así. Por estos motivos, y no otros, cuando se delega una tarea, primero se ha de tener una clara idea de los conocimientos, capacidades y disposición de la persona a la que se le delega y después, se ha de mantener un seguimiento periódico y control de dicha tarea. Se ha de dar apoyo a la persona a la que se le ha encargado el trabajo.

Delegar es una oportunidad para detectar también los vacíos o puntos débiles que tienes tú y tu propio equipo. Es normal que un mando intermedio o un directivo no tenga todos los conocimientos, para eso tiene equipos de ingeniería, delineantes, financieros, jefes de producto, marketing, mecánicos, administrativos, etc. Pero creo que tampoco los necesita, lo que sí necesita es saber dónde encontrar los conocimientos que le falta, un plan de cómo ir de A hasta B, y dónde ha de reforzarse para ello.

Para delegar adecuadamente, debe haber un clima de comunicación abierto, claro y sincero, basado en la confianza, de esta forma, se evitan confusiones y malentendidos posteriores. Hemos de ser conscientes de que, en muchos momentos, cuando estamos delegando una tarea, estamos “retando” a una persona a que haga un trabajo que tiene capacidad y conocimientos para hacer pero que, muy probablemente, no lo haya hecho antes y la estamos sometiendo a estrés. Si no somos capaces de manejar el clima de relaciones adecuadamente, en lugar de motivar y estimular, podríamos estar quemando a un miembro valioso del equipo, sólo por nuestro propio desconocimiento o superficialidad.

Como en todo, es necesario marcar un período de entrega, debe haber habido una clara explicación de qué esperamos, dotar de medios, haber entregado toda la información necesaria y una explicación de por qué asignamos la tarea.

No nos podemos olvidar de que, nuestro valor, nuestro éxito no nos pertenece en exclusiva, nuestro éxito, es el éxito de nuestro equipo y muy probablemente, de una adecuada función de delegación, acompañada del nivel de presión adecuado, en el clima perfecto para ello.

María A. Gil es Ingeniero Técnico Naval, ha ejercitado su carrera profesional, en diferentes empresas del sector naval, con diferentes posiciones, lo que le ha permitido, progresivamente, alcanzar una experiencia y conocimiento del entorno nada desdeñable. En los últimos 5 años, ha centrado sus pasos y los de su equipo, en el desarrollo del mercado marino en el Sur de África y Rusia, trabajando como BMQC Manager para el grupo Barloworld.