Cada vez hay más directivos sin despacho y su trabajo no se ve afectado por esta situación. Todo lo contrario, ya que existe una mayor optimización y se adaptan al entorno en el que se desarrollan sus actividades, mayor productividad, y el despacho transmite la identidad de la empresa y no la personalidad del directivo.

Llega el trabajo flexible a las oficinas

© Christian Hillebrand – Fotolia.com

La época en que el tamaño de la oficina era directamente proporcional al grado de jerarquía en las empresas ha acabado. Actualmente, el diseño de la oficina depende:

  • ¿Cuánto tiempo voy a estar en la oficina?
  • ¿Cómo se colabora con el equipo?
  • ¿Qué tipo de espacio se necesita?

Es decir, lo importante de una empresa es el capital humano, y en base de este capital se diseña la oficina.

El modelo de oficina que se considera tradicional ya no se lleva. Las empresas están modificando sus manera de trabajar, y se necesitan espacios diferentes. Esto quiere decir que pasamos de sentarnos en el mismo puesto de trabajo todos los días, durante una jornada laboral, a trabajar de forma autónoma en cuanto espacio y tiempo, en lo que se prioriza los resultados por encima del control y la presencia en la oficina.

Cambios en la cultura de la empresa

Debemos reconocer que han cambiado las culturas empresariales. Hoy en día son mucho más abiertas y horizontales, y la tecnología ayuda a trabajar en cualquier lugar y momento.

Estas culturas van unidas al concepto de trabajo flexible y esta cultura necesita un espacio que la apoye y la impulse. Por tanto, si nos planteamos hacer las cosas diferentes, necesitamos ambiente de trabajo diferentes. Es difícil ser creativos, innovar y cambiar los modelos tradicionales cuando la oficina no nos ayuda a ello.

Debemos pensar que los modelos tradicionales no son sostenibles ya que hacen mal uso del espacio. Alrededor del 40 por ciento de los puestos de trabajo están vacíos durante muchas horas del día, mientras los espacios de reunión casi siempre suelen estar saturados.

¿Por qué el tipo de oficina ha sido sustituido?

La oficina se planifica en la actualidad según la presencia real de los empleados frente a la asignación tradicional de un empleado un puesto de trabajo.

Por esto, cada vez más empresas piensan en el sistema de no territorialidad como un sistema alternativa a los cargos asignados. Los trabajadores no tienen un puesto de trabajo determinado, sino que se les asigna uno cuando acuden a la oficina según las características de puesto que necesitan y la disponibilidad que haya en ese momento en la oficina.

Diseño del espacio en la oficina

Como hemos visto el modelo de las oficinas están cambiando, y no sólo a nivel del número de despachos, ocupaciones o de su tamaño sino varían también en su diseño. Ha cambiado la manera de utilizar el espacio en el sentido de dar nuevas funcionalidades ya que puede existir una zona de descanso donde se realicen reuniones informales con los colaboradores o para estar concentrado.

Surgen espacios complementarios a los puestos de trabajo considerados tradicionales para fomentar las actividades a las que en estos momento se ven en la oficina. Considerando que el número de despachos están disminuyen alrededor del 60 por ciento, las zonas de interacción son los espacios que más se están imponiendo dentro del diseño de las nuevas oficinas.

Existen también lugares de trabajo en grupo, que suelen ser flexibles y adaptables según las necesidades de la empresa, y varían según las necesidades del momento. Muchas empresas han optado por la reducción de espacio donde han dado beneficios inesperados como la colaboración entre los trabajadores, la reducción del correos internos o el aumento de la creatividad.

También se debe tener en cuenta los espacios de comunicación informal que estos momentos son los que más auge tienen.

Desventajas de este tipo de oficinas

Existen desventajas como el hecho de que los directivos que necesiten realizar llamadas privadas, que tengan reuniones de manera continua y requieran un espacio personal disponible. Por eso, es necesario que las oficinas tengan espacios que faciliten cada tipo de actividad.

Ya existen los puestos asignados por áreas no territoriales, salas de proyectos para el trabajo en equipo, zonas de trabajo concentrado individual, espacios de llamadas confidenciales con zonas de colaboración y despachos con áreas de colaboración informal con espacios para relajarse.

Debemos pensar que el espacio de trabajo es un activo poco aprovechado por las empresas que, de manera adecuada, puede ayudar a las empresas en sus objetivos, reduciendo costes, aumentando la motivación o la productividad y mejorando la imagen como marca.

Para acabar, se puede conseguir una reducción de costes de los inmuebles de la empresa de alrededor del 40 por ciento, debido a que se aprovechan mejor los espacios. El trabajo y la oficina flexible consiguen incrementos de la productividad a nivel global de alrededor del 20 por ciento. Alrededor del 75 por ciento de los trabajadores piensan que esta forma de trabajo flexible aumenta.

 

Raúl JaimeRaúl Jaime es profesor en IEBS Business School en varios programas Máster, emprendedor de Empresa Formación y profesional del sector de finanzas. También investiga sobre la creatividad e innovación en la empresa.

 

 

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