Todo parece indicar que mientras más grande es una empresa, mayores son los problemas de comunicación entre el personal. No se trata de un problema de medios, pues el email y el Whatsapp son opciones excelentes, a las que hay que sumar los móviles y las plataformas propias de la empresa, en caso de que existan. Queda claro que opciones hay, el problema es que no existe una capacitación adecuada sobre su uso, y eso es lo que vuelve ineficiente la comunicación.
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Correo electrónico
Comencemos por el email. Este es el canal de comunicación por excelencia en el ámbito empresarial, pues su uso es muy extendido y se puede considerar bastante formal, lo que permite utilizarlo para atender tanto clientes internos como externos. Los clientes internos son aquellos que forman parte de tu misma empresa, que requieren información tuya para poder trabajar en lo suyo; y los clientes externos son aquellos fuera de la empresa, ya sean clientes, proveedores, etc.
Pero aunque casi todos saben utilizar el correo electrónico, lo cierto es que son muy pocos los que lo hacen con eficiencia. Puede parecer un asunto sin importancia, pero cuando se envía un email donde se ha copiado a todo el mundo en la empresa, la cosa puede volverse muy caótica, y más con la cantidad de emails que se envían a diario en las empresas. En este punto podríamos preguntarnos porque se utiliza tanto el email en las empresas, cuando con solo caminar un poco las personas podrían hablar entre sí.
La respuesta tiene que ver con la necesidad de dejar constancia de las cosas, pues aunque platicar entre colegas es algo ampliamente recomendado, lo cierto es que muchos detalles deben quedar por escrito para que no haya oportunidad de excusas. Si esto es positivo o negativo dependerá del contexto que se le de en cada empresa. Lo que si queda claro es que en toda empresa se debería dar una capacitación sobre los fundamentos del email, para así eficientar el trabajo, pues el correo electrónico es uno de los mayores consumidores de tiempo de los empleados de cualquier empresa.
¿Cuál es el uso adecuado entre «Para», «Con copia a» y «Con copia oculta a»? ¿Cómo redactar los asuntos de forma adecuada? ¿Cuándo se debe responder un email y cuándo no? ¿Cómo utilizar respuestas prediseñadas? Estas son solo algunas de las cuestiones cuyo conocimiento general ayudarían bastante para que la información fluya en todos los sentidos.
Ahora bien, si hablamos del Whatsapp u otro servicio de mensajería la cosa se puede volver realmente caótica.
Si no has vivido la experiencia de tener varios grupos relacionados con el trabajo, pregúntale a alguien que trabaje en una empresa, y casi seguro que tendrá como mínimo un par de grupos que, dependiendo del número de colegas en cada grupo, pueden hacer reventar las notificaciones del teléfono. A mi me sucedió, y un día me di cuenta que estaba como en seis grupos relacionados con el trabajo, un exceso porque si esta vía de comunicación estuviera bien administrada se podrían reducir a solo dos grupos.
Ahora conjuga el email y la mensajería con llamadas telefónicas y podrás comprender porque una gran cantidad de empresas se vuelven verdaderos monstruos de la ineficiencia laboral. Y claro, si en una jornada laboral se te va la mitad atendiendo estos medios de comunicación, lo más lógico es que por más que uno se esfuerce no se cumplan los objetivos, lo que deriva en cosas negativas como aumento de la jornada laboral, estrés y sensación de no avanzar nunca.
Olmo Axayacatl es ingeniero mecánico agrícola de profesión, con una maestría en ciencias en horticultura, sin planes para el doctorado pero le gustaría irse algunos años a un país de habla inglesa, mientras tanto es profesor y bloguero.
