Uno de los mayores retos a los que se enfrenta alguien que decide emprender un negocio por primera vez es como va a organizar su empresa.

Hablemos de organización de empresa

© Sergey Nivens – Fotolia.com

Vamos a dar por culminados los pasos de constitución de la empresa y adentrarnos ya en los primeros días de vida de la empresa, no vale la pena pretender organizarla toda desde el primer día, pues no tiene ningún sentido.

Lo más importante es organizarla con coherencia, existen tareas que son imprescindibles, tenga tu empresa 1 trabajador o tenga 1.000, y por eso te conviene distribuirlas en los diferentes departamentos (atención es muy probable que algunos los tengas que subcontratar, o bien por reducción de costes o bien porque no se justifican que los hagas tú).

Antes de empezar a crear ningún departamento intenta hacer una fotografía mental de unas cuantas carpetas, donde por ejemplo vas a controlar lo siguiente:

  • Pedidos de clientes
  • Pedidos a proveedores
  • Facturas a clientes
  • Facturas de proveedores
  • Albaranes
  • Recibos
  • Extractos bancarios
  • Nominas
  • Seguridad Social
  • Hacienda
  • Proyectos terminados
  • Proyectos en curso
  • Etc.

El principio de una buena organización es evitar el caos y ser eficiente, cualquier emprendedor cuando empieza es lógico que tenga todos sus esfuerzos centrados y focalizados en la consecución de ventas, en la producción, en estar pendientes de la publicidad, etc. y se olvidan de que todo eso está muy bien pero si detrás no hay una buena estructura organizativa irá todo al revés :-).

¿Pero qué se entiende por organización?

Por organización se entiende como el proceso por el cual se ordenan y distribuyen las tareas de la empresa, se jerarquizan los mandos y se dotan de recursos a todos los miembros que componen la empresa  para así lograr la consecución de los objetivos generales de la empresa.

Vale, ahora ya tienes claro que se entiende por organización, tienes en la cabeza un montón de imágenes de carpetas que vas a querer tener al día, tienes claro que tu empresa no va a ser caótica y lo más claro que tienes es que no sabes por donde ordenarla 🙂 .

No te preocupes a lo largo de una serie de artículos te voy a ir desvelando como organizar cada departamento de tu empresa, no es necesario que te enseñe todos, pero si los principales o por lo menos los que yo así considero y estos son:

  • Departamento administrativo/financiero
  • Departamento comercial
  • Departamento de recursos humanos
  • Departamento técnico/producción
  • Departamento de calidad

Todos ellos tienen en común el proceso de la información y todos ellos deben seguir unas pautas, pero estas no tienen por qué ser inflexibles, pues uno de tus objetivos y a su vez de objetivo de quienes lideran cada departamento va a ser la “mejora continua”.

Para la creación de cada departamento sigue siempre el mismo proceso, empieza por lo siguiente:

  • Ten claros cuales son las funciones de cada uno de ellos, y que información necesitas de ellos, tanto la legal obligatoria como la que consideres imprescindible para la gestión y toma de decisiones.
  • Identifica los recursos que se necesitan para cada departamento, tanto en personal como en medios técnicos.
  • Identifica que tiempos de ejecución son necesarios en cada departamento con el fin único de que las tareas sean eficientes.
  • Selecciona que perfil profesional necesita tu empresa para la ejecución de las tareas identificadas en cada departamento.
  • Una vez identificados los puntos anteriores selecciona quien es la persona ideal para liderar cada departamento y dótale de toda libertad de mejora.

Cuando tengas clara la organización que deseas entonces empieza a crearla, no quieras que toda esté mañana, dale tiempo pero no una eternidad :-), ahora antes de empezar necesitas un poquito más de información 🙂 .

¿Es necesario crear un organigrama que muestre como quiero mi organización?

Tu que crees :-), claro que es necesario y además tiene que ser muy funcional y que refleje la fiel imagen de la realidad que quieres, antes de elaborar el organigrama debes definir que tipo de estructura desea, esta puede ser de los siguientes tipos:

  • Organigramas INFORMATIVOS, es decir muestran una visión general de la empresa.
  • Organigramas de ANALISIS, estos buscan el detalle de cada unidad que compone la empresa.

Ambos tipos de organigramas están englobados en lo que se conoce como organigramas que buscan el fin.

 

¿Quieres conocer más tipos de organigramas? No te preocupes, en futuros artículos te desvelaré todos los tipos de organigramas que puedes aplicar.

 

Mira el próximo artículo, en el que te enseñaré cómo organizar el departamento administrativo.

 

David Fabrés

David Fabrés, es CEO en Locos by Friday, y colaborador en HoyOnline.tv. Escribe para emprendedores en los blogs: Recetas para Emprendedores donde está publicando 365 recetas para emprendedores, donde cada día publica una y en Networkersmoney.com. Puedes seguirlo en Facebook en RecetasParaEmprendedores.

 

 

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