Comunicación externa sí, ¿e interna?

Ya tenemos la estructura interna diseñada, sabemos cuántas personas harán falta para atender a Mr. Customer en el proyecto seleccionado, sabemos cuáles son las necesidades de Mr. Customer y hemos hecho los DAFOS adecuados que han permitido la aprobación de esas estructuras.

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Y ahora ¿habrá que contárselo a alguien no? No se trata de dejarlo en la mesa del despacho junto a la grapadora y el ratón.

Los planes de comunicación son tan importantes en las organizaciones como los planes estratégicos financieros. Sin un buen plan de marketing, externo e interno, puedes tener el mejor grupo de trabajo, el mejor proyecto, la mejor idea, que no vale de nada. Si no eres capaz de llegar a tu cliente de manera eficiente, si no eres capaz de comunicar, no serás capaz de vender tu producto.

Los planes de comunicación externos e internos deben ir en paralelo. Una vez has estudiado el mercado al que te dirigirás, como mínimo, hay que:

1. Comunicarlo internamente y de manera adecuada al equipo directivo, enunciando las ventajas que supondrá  a la compañía dicho producto, equipo de trabajo o maquinaria pero sin dejar de lado las inversiones que requerirá y las tareas de las que se tendrá que encargar cada unidad de trabajo. Esta comunicación debe ser clara, sencilla, ilusionante y real. Se trata de conseguir la aprobación. Muchas presentaciones adolecen de realismo, solo llevan en sus páginas lo que los directores quieren oír, lo que te da halo. Error. Has iniciado la venta. Interna. Tu cliente interno es el primero que debe aprobarlo. ¿Por qué le engañas? ¿Por qué no se lo vendes?.
2. Implicar a los miembros de la compañía en el conocimiento de proyectos desarrollados en diferentes áreas. Esto es muy motivador para los trabajadores. No hay cosa que más desanime o transforme a una plantilla en algo anquilosado y con problemas de movimiento, que la no sensación de reto, que el saber que un día, tras otro, tras otro, su trabajo y su compañía harán lo mismo. La comunicación interna de venta de proyectos novedosos puede ser utilizada como máquina generadora de motivación. Además, de esta forma, se facilita el conocimiento de todos los departamentos y de las funciones que realizan, del éxito de sus ventas  y se propaga el sentimiento de pertenencia y utilidad de cada miembro y con ello el respeto de los mismos trabajadores entre ellos.
3. Comunicación externa a nuestros clientes. Hoy día el marketing relacional es una herramienta indispensable. Establecer una buena relación con los clientes parte, además de la base de la confianza, de establecer con nuestros clientes una línea de comunicación fluida en la que, no solo les contemos lo que estamos haciendo, sino que en la medida de lo posible les hagamos partícipes de la idea, les impliquemos e incluyamos en nuestro proyecto, recojamos y pongamos en práctica sus sugerencias. No hay cosa más absurda que pretender que un mercado se adapte a lo que tú produces. A veces pasa, pero si el cliente encuentra una alternativa en la que el proveedor se adapte a sus necesidades y le dedique más tiempo, contemplará esta opción “con ojos golositos” y nosotros veremos cómo poco a poco perdemos cuotas de mercado.

La comunicación externa se puede llevar a cabo de múltiples maneras, pero una de las más eficientes, es “cara a cara”. Como es evidente, no puede ser llevada a cabo en todas las ocasiones, pero debe ser la elegida, por lo menos, en proyectos de envergadura, seleccionando primeramente a los clientes principales y después a los no tan importantes. La voz de nuestra compañía se escucha en esos momentos.

La comunicación interna es tan importante como la externa. La información que se hace llegar, la forma en la que se hace llegar, la implicación que transmiten los comunicadores, etc. El plan de comunicación es la voz del equipo directivo. De los que deciden hacia dónde debemos ir y nos cuentan cómo. Eso sí, dicha voz debe ser coherente con lo que se “vende”. Si las palabras no van acompañados de los actos, lo que parecerá es que somos una compañía esquizofrénica y perderemos primero imagen interna, con todo lo que esto conlleva, y segundo, cuota de mercado. No se puede decir que el principal valor es el cliente y luego no darles servicio. Lo mismo si los clientes son internos. Si decimos que el principal valor es el empleado, no podemos luego no escuchar, no respetar y acosar.

Muchas compañías adolecen de planes de comunicación, tanto internos como externos. Debiendo ser estos parte de sus planes de estrategia. La venta de un producto o de un equipo de trabajo, comienza “dentro de casa”. ¿Cómo vas a ir de vacaciones a la India si antes no has vendido a tu familia y amigos las ventajas de visitar ese país?. Pues esto es igual. Los proyectos son como viajes en los que los miembros de las empresas se embarcan pretendiendo llegar a buen puerto. Seamos conscientes de la necesidad de poner de acuerdo a todos y de comunicarnos adecuadamente para así poder disfrutar durante la travesía.

María A. Gil es Ingeniero Técnico Naval, ha ejercitado su carrera profesional, en diferentes empresas del sector naval, con diferentes posiciones, lo que le ha permitido, progresivamente, alcanzar una experiencia y conocimiento del entorno nada desdeñable. En los últimos 5 años, ha centrado sus pasos y los de su equipo, en el desarrollo del mercado marino en el Sur de África y Rusia, trabajando como BMQC Manager para el grupo Barloworld.

@BA_Networking