En el artículo que hablábamos de Cómo organizar el departamento de calidad decíamos lo siguiente:
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Hoy vamos a añadir lo siguiente:
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Como puedes observar el departamento de Calidad de una empresa no es un departamento cualquiera, aunque no se le da toda la importancia que se le debería dar, cada día son más las empresas que le están dedicando su atención.
Calidad debe ser el departamento que sea capaz de detectar cualquier error de información entre departamentos, debe ser el departamento que detecte duplicidades entre diferentes áreas de trabajo, es el departamento canalizador.
Las sinergias que va a provocar Calidad entre los diferentes departamentos las vas a detectar enseguida, pues una de las funciones va a ser la elaboración del Manual de Procedimientos de tu empresa, y para ello debe contar con la colaboración de todas los departamentos de la empresa, a través del Manual de Procedimientos será capaz durante su elaboración de detectar fallos en cuanto a la generación de documentos internos, información y archivo de los mismos.
Uno de los mayores errores que cometen las empresas es la “maldita duplicidad”, ya hemos visto que realizar tareas por partida doble solo nos acarrea costos y la verdad que no estamos para eso, es aquí donde la función del responsable de Calidad o de implantación de un sistema de Calidad toma su relevancia, pues con una visión crítica, constructiva y de mejora deberá conseguir que todos los departamentos sean vasos comunicantes entre sí.
Para elaborar tu Manual de Procedimientos deberás seguir los siguientes pasos:
- Definir su contenido: introducción, objetivos, departamentos donde va a aplicarse, responsables, política de la empresa, y descripción de las operaciones que se realizan.
- Recopilar información.
- Análisis previo de cada departamento.
- Análisis de la información.
- Revisión y redefinición de objetivos a corto y medio plazo de la empresa y sus departamentos.
- Elaboración de los procedimientos
- Y por último su implantación.
Como puedes observar la elaboración de dicho manual va a revolver las tripas de la empresa, no va a cuestionar si está bien o mal, su función va a ser transcribir que se hace y como se hace (pero solo en el corto plazo), una vez el sistema esté bien documentado y los procedimientos se apliquen es cuando el propio sistema al estar vivo irá detectando las duplicidades y las sinergias entre departamentos.
Donde más va a notarse por ejemplo va a ser en el departamento de administrativo, al ser este el eje principal de la información de la empresa en su día a día, Calidad en este caso participará en la mejora de dicho departamento y analizará que información por ejemplo se está duplicando entre Recursos Humanos y ellos, atención es un ejemplo, pues es aplicable con todos los departamentos.
El objetivo de este artículo es que entiendas que tienes en tus manos las herramientas suficientes para organizarte, que entiendas que la trazabilidad y la no duplicidad de las tareas de la empresa son vitales para dar el mejor servicio/producto a tus clientes con el menor coste posible para la empresa y con el mayor beneficio posible :-).
No todas las empresas pueden permitirse por su tamaño, por su dimensión, por su tipo de negocio, etc., implantar un Manual de Procedimientos, pero si todos los que dirigimos empresas o somos dueños debemos tener por lo menos una metodología de trabajo, en realidad tu manual es tu libro de metodología, así que solo tienes que empezar a aplicarlo :-).
David Fabrés, es CEO en Locos by Friday, y colaborador en HoyOnline.tv. Escribe para emprendedores en los blogs: Recetas para Emprendedores donde está publicando 365 recetas para emprendedores, donde cada día publica una y en Networkersmoney.com. Puedes seguirlo en Facebook en RecetasParaEmprendedores.
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