– Necesitamos abrir un nuevo centro de coste para controlar los gastos del nuevo equipo de trabajo.

– Lo siento, estamos cerrando centros de coste, hay demasiados y no tienen sentido.

– Ya pero es que este equipo tiene necesidades especiales, control de gastos diferente, se va a pagar con una “Billing Agency” que hemos negociado, no lleva beneficio, dará servicios, pero generará negocio…

–  Hazme un business case.

–  De acuerdo.

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Y así es como un nuevo concepto con terminología anglosajona se instala en tu mesa y en un espacio del disco duro de tu ordenador. Pero ¿qué es un business case? ¿No es lo mismo que un business plan?, si va a tener previsión de viajes, control de gastos, aparecerán las unidades vendidas y lo facturado a clientes ¡hasta el boli que consuma se va a registrar! Los salarios, la seguridad social, etc, etc, etc.

Pues no. Un Business Case es una herramienta muy útil que responde en un corto plazo a preguntas del estilo ¿qué alternativa es mejor para invertir y desarrollar más valor añadido? ¿Seguro que debemos hacer esa inversión? ¿Qué ventajas aporta el crear ese nuevo centro de coste?. Es para proyectos “a corto” o limitados en el tiempo, responde a la necesidad de tomar decisiones operativas relativamente rápidas.

Frente a esto, un Business Plan es la herramienta que utiliza la empresa para ir de A hasta B de forma exitosa y en consecuencia rentable. Incluye planificaciones a largo, proyecciones de beneficios, gastos, planes estratégicos, etc, etc, etc.

Es importante entender bien la diferencia entre ambas herramientas pues la primera vez que te ves en la necesidad de elaborar un Business Case, si tu profesión en origen no está relacionada con las ciencias económicas y empresariales o no has hecho un máster de la materia, te puedes ver en una encrucijada interesante y lo que es una simple empanadilla, te puede acabar pareciendo una empanada con mucha masa.

¿Cuándo plantear un Business Case?: cuando tienes que demostrar el valor añadido que tu propuesta de servicio proporcionará a la organización, cuando tienes demasiados proyectos y necesitas priorizar, cuando necesitas una nueva contratación, formación, ordenadores, etc.

¿Se puede orientar hacia el exterior?, es decir, ¿al cliente?. Por supuesto. Un Business Case puede facilitar una venta si lo planteamos adecuadamente, incitando al cliente a analizar las ventajas de nuestro producto/servicio, puede mostrar la necesidad de modificar la oferta planteada, bien por suministro o por precio, incluso puede valer no solo para mostrarnos cuándo externalizar una de nuestras funciones o recursos, sino para mostrarle al cliente cuando debe hacer eso y queremos presentar nuestra empresa como su solución, absorbiendo una de sus funciones.

Un Business Case debe incluir siempre una “Definición de la oportunidad”, “Descripción de las diferentes alternativas”, “Datos y escala de tiempo”, “Análisis de las diferentes alternativas”, “Recomendación de la mejor opción, asumiendo el riesgo que conlleva”, “Un plan de implementación” y por supuesto “una descripción”.

Evidentemente, la complejidad del Business Case depende de la necesidad que se esté analizando. No es lo mismo una contratación o la compra de una máquina que requiera de una gran inversión, que la redistribución de las mesas de la oficina o la compra de una impresora. Pero lo que sí debe ser en ambas situaciones es claro y sencillo en la exposición. La sencillez, que no la simplicidad, es elegancia y ahorra tiempo, facilita la comunicación y la toma de decisiones.

¿Business Case o Business Plan?, espero que ahora esté un poquito más clara la diferencia.

María A. Gil es Ingeniero Técnico Naval, ha ejercitado su carrera profesional, en diferentes empresas del sector naval, con diferentes posiciones, lo que le ha permitido, progresivamente, alcanzar una experiencia y conocimiento del entorno nada desdeñable. En los últimos 5 años, ha centrado sus pasos y los de su equipo, en el desarrollo del mercado marino en el Sur de África y Rusia, trabajando como BMQC Manager para el grupo Barloworld.

 
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